CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ SYNO
Công ty TNHH Nebulix Studio tôn trọng quyền riêng tư của người sử dụng SYNO và xem việc bảo vệ dữ liệu là một phần quan trọng trong quá trình thiết kế, vận hành và phát triển sản phẩm.
Chính sách này giải thích loại dữ liệu SYNO có thể xử lý, mục đích xử lý, cách dữ liệu được bảo vệ, trường hợp dữ liệu có thể được xử lý dưới dạng tổng hợp và các quyền của người dùng đối với dữ liệu cá nhân.
1. Đơn vị chịu trách nhiệm
SYNO được cung cấp và vận hành bởi:
CÔNG TY TNHH NEBULIX STUDIO
- Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế
- [BỔ SUNG]
- Địa chỉ
- 24 Đường 12, Phường An Khánh, TP. Hồ Chí Minh
- Điện thoại
- 0797956490
- support@synowork.com
- Người đại diện theo pháp luật
- HUỲNH CẨM TÚ – Giám đốc
Trong Chính sách này, “Nebulix”, “SYNO” hoặc “chúng tôi” được sử dụng tùy theo ngữ cảnh để chỉ đơn vị vận hành và sản phẩm SYNO.
2. Nguyên tắc xử lý dữ liệu
SYNO xử lý dữ liệu theo các nguyên tắc:
- chỉ xử lý dữ liệu cho những mục đích hợp pháp và có liên quan đến việc cung cấp, vận hành, bảo vệ và phát triển SYNO
- hạn chế việc thu thập dữ liệu không cần thiết
- áp dụng biện pháp kiểm soát truy cập phù hợp
- không bán dữ liệu cá nhân của người dùng
- không sử dụng dữ liệu CRM, thông tin liên hệ, ghi chú riêng hoặc tài liệu nội bộ của người dùng để kinh doanh một dịch vụ không liên quan
- không sử dụng dữ liệu cá nhân của người dùng cho quảng cáo của bên thứ ba nếu chưa có cơ sở hợp pháp hoặc sự đồng ý cần thiết
- chỉ chia sẻ dữ liệu khi cần thiết để vận hành dịch vụ, khi người dùng yêu cầu hoặc khi pháp luật yêu cầu
- áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với tính chất của dữ liệu và khả năng của hệ thống.
3. Những loại dữ liệu SYNO có thể xử lý
3.1. Thông tin tài khoản
Có thể bao gồm:
- họ tên hoặc tên hiển thị
- địa chỉ email
- số điện thoại
- ảnh đại diện
- chức danh
- khu vực hoạt động
- thông tin tổ chức hoặc không gian làm việc
- vai trò và quyền truy cập.
Mật khẩu tài khoản được xử lý bởi hệ thống xác thực và không được SYNO lưu dưới dạng mật khẩu có thể đọc lại trong cơ sở dữ liệu nghiệp vụ.
3.2. Dữ liệu khách hàng do người dùng nhập
Tùy cách người dùng sử dụng SYNO, dữ liệu có thể gồm:
- tên khách hàng
- số điện thoại
- nhu cầu
- ngân sách
- khu vực quan tâm
- trạng thái
- lịch sử tương tác
- nhiệm vụ
- ghi chú
- trường thông tin tùy chỉnh.
Đây là dữ liệu được người dùng đưa vào hệ thống để phục vụ hoạt động quản lý của chính người dùng hoặc không gian làm việc của họ.
SYNO không sử dụng thông tin liên hệ, nội dung ghi chú hoặc dữ liệu quản lý khách hàng này để xây dựng dữ liệu thị trường chung.
3.3. Dữ liệu bất động sản
Có thể bao gồm:
- mã và tên bất động sản
- loại bất động sản
- địa chỉ
- khu vực
- vị trí
- tọa độ
- diện tích
- chiều dài, chiều rộng
- đặc điểm công trình
- tình trạng khảo sát
- tình trạng pháp lý
- thông tin thế chấp hoặc tranh chấp
- mức giá
- dữ liệu định giá
- thông tin đăng bán
- hình ảnh
- tài liệu
- trường thông tin tùy chỉnh
- thông tin chủ bất động sản hoặc người liên hệ nếu người dùng nhập.
3.4. Dữ liệu giá và phân tích
Có thể bao gồm:
- giá chào
- giá bán hoặc mức giá được người dùng ghi nhận
- giá đăng
- giá trên đơn vị diện tích
- giá đất
- dữ liệu đầu vào cho công cụ tính toán
- kết quả tính toán
- khu vực
- loại bất động sản
- diện tích
- các thuộc tính cần thiết để thực hiện so sánh.
Một phần dữ liệu thuộc nhóm này có thể được xử lý theo dạng tổng hợp để cung cấp chức năng phân tích thị trường như mô tả tại Điều 7.
3.5. Dữ liệu tệp và hình ảnh
Người dùng có thể tải hình ảnh hoặc tài liệu lên SYNO.
Các tệp này được xử lý để lưu trữ, hiển thị và cung cấp lại cho người dùng hoặc thành viên có quyền truy cập phù hợp.
3.6. Dữ liệu kỹ thuật
Khi người dùng sử dụng SYNO, một số thông tin kỹ thuật có thể được tạo ra hoặc xử lý để hệ thống hoạt động, chẳng hạn như:
- thông tin phiên đăng nhập
- thời gian truy cập
- nhật ký hoạt động
- thông tin thiết bị và trình duyệt trong phạm vi cần thiết
- thông tin lỗi
- dữ liệu phục vụ bảo mật và chống lạm dụng.
4. Mục đích xử lý dữ liệu
SYNO có thể xử lý dữ liệu để:
- tạo và quản lý tài khoản
- xác thực người dùng
- cung cấp chức năng của ứng dụng
- lưu trữ và đồng bộ dữ liệu
- hiển thị dữ liệu theo yêu cầu
- tìm kiếm, lọc và sắp xếp
- quản lý khách hàng và bất động sản
- thực hiện tính toán và phân tích
- cung cấp các chức năng bản đồ
- quản lý thành viên và phân quyền
- lưu trữ tệp và hình ảnh
- hỗ trợ người dùng
- phát hiện và xử lý sự cố
- bảo vệ tài khoản và hệ thống
- ngăn chặn gian lận hoặc hành vi sử dụng trái phép
- quản lý gói dịch vụ và quyền sử dụng
- cung cấp chức năng so sánh và tham chiếu thị trường
- cải thiện tính ổn định và chất lượng của SYNO
- thực hiện nghĩa vụ pháp lý.
SYNO không tự ý mở rộng dữ liệu riêng tư của người dùng sang mục đích không liên quan chỉ vì dữ liệu đã được lưu trên hệ thống.
5. Dữ liệu riêng của không gian làm việc
SYNO được thiết kế theo mô hình nhiều người dùng và nhiều không gian làm việc.
Dữ liệu nghiệp vụ thông thường được gắn với không gian làm việc tương ứng và quyền truy cập được giới hạn dựa trên tài khoản, vai trò và phạm vi được cấp.
Thành viên của một không gian làm việc không mặc nhiên có quyền truy cập dữ liệu của không gian làm việc khác.
Trong cùng một không gian làm việc, quyền xem, tạo, sửa hoặc quản lý dữ liệu có thể khác nhau tùy theo vai trò được cấp.
Người quản trị không gian làm việc chịu trách nhiệm quản lý thành viên và phân quyền phù hợp.
6. Dữ liệu SYNO không sử dụng cho dữ liệu thị trường chung
SYNO không sử dụng những nhóm dữ liệu sau để tạo mặt bằng giá hoặc chỉ số thị trường chung:
- tên người dùng
- số điện thoại người dùng
- email người dùng
- tên khách hàng
- số điện thoại khách hàng
- email khách hàng
- thông tin liên hệ của chủ bất động sản
- ghi chú CRM
- ghi chú riêng
- nội dung nhiệm vụ
- tài liệu riêng
- thông tin nội bộ của không gian làm việc không cần thiết cho việc phân tích giá.
Những dữ liệu này được xử lý để phục vụ chức năng mà người dùng hoặc không gian làm việc sử dụng.
7. Dữ liệu sử dụng cho so sánh và tham chiếu thị trường
Một số chức năng của SYNO cần có dữ liệu thị trường đủ lớn để tạo kết quả có ý nghĩa.
Vì vậy, một số thuộc tính bất động sản phù hợp có thể được xử lý cùng với dữ liệu từ nhiều nguồn trong hệ thống để tạo ra kết quả tổng hợp.
Các thuộc tính này có thể bao gồm:
- loại bất động sản
- khu vực
- diện tích
- mức giá
- giá trên đơn vị diện tích
- vị trí ở mức cần thiết để phân vùng
- một số đặc điểm có ảnh hưởng đến việc so sánh.
SYNO có thể sử dụng những dữ liệu này để tạo:
- khoảng tham chiếu
- tương quan giá
- mức chênh lệch
- số lượng mẫu
- mức độ tin cậy
- chỉ số khu vực
- bản đồ giá tương đối
- các kết quả phân tích thị trường tổng hợp khác.
Mục đích của việc xử lý này là hỗ trợ người dùng đánh giá tương quan thị trường, không phải khai thác dữ liệu riêng của một người dùng để cung cấp cho người khác.
Kết quả được thiết kế theo hướng tổng hợp và không nhằm cho phép người nhận xác định:
- người dùng đã tạo dữ liệu nguồn
- không gian làm việc của dữ liệu nguồn
- khách hàng liên quan
- chủ bất động sản
- thông tin liên hệ
- ghi chú riêng
- giá nguồn chi tiết gắn với một hồ sơ cụ thể.
SYNO có thể áp dụng ngưỡng số lượng mẫu, phân vùng, làm tròn, loại bỏ dữ liệu ngoại lệ hoặc các biện pháp kỹ thuật khác để giảm khả năng suy ngược dữ liệu nguồn và cải thiện chất lượng kết quả.
8. Ý nghĩa của dữ liệu giá
Các dữ liệu giá và kết quả phân tích trên SYNO không mặc nhiên phản ánh giá giao dịch thành công trên thị trường.
Dữ liệu có thể bao gồm giá chào, giá ghi nhận, dữ liệu do người dùng nhập hoặc kết quả được hệ thống tính toán.
Do đó, các chỉ số của SYNO được xem là nguồn tham khảo hỗ trợ người dùng, không phải chứng nhận về giá thị trường và không phải kết quả thẩm định giá chính thức.
Người dùng cần kết hợp với thông tin thực tế và đánh giá chuyên môn trước khi đưa ra quyết định.
9. Bảo mật dữ liệu
SYNO áp dụng nhiều lớp bảo vệ nhằm hạn chế truy cập trái phép, mất dữ liệu hoặc sử dụng sai mục đích.
Các biện pháp hiện tại có thể bao gồm:
- xác thực tài khoản
- kiểm soát phiên đăng nhập
- phân quyền theo người dùng và không gian làm việc
- chính sách giới hạn quyền truy cập dữ liệu ở cấp cơ sở dữ liệu
- giới hạn quyền của từng vai trò
- lưu trữ tệp ở khu vực không công khai và cung cấp quyền truy cập có kiểm soát
- sử dụng đường truyền được mã hóa khi dữ liệu được truyền giữa thiết bị và hệ thống
- sử dụng khóa, mã định danh hoặc mã truy cập ngẫu nhiên cho những chức năng phù hợp
- nhật ký và cơ chế giám sát đối với một số hoạt động quan trọng
- các biện pháp bảo mật hạ tầng do nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật áp dụng.
Không có hệ thống nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối. SYNO sẽ tiếp tục cải thiện các biện pháp bảo vệ phù hợp với sự phát triển của sản phẩm và mức độ nhạy cảm của dữ liệu.
Về mã hóa
Dữ liệu truyền giữa thiết bị của người dùng và hạ tầng trực tuyến của SYNO được bảo vệ thông qua kết nối được mã hóa.
SYNO không tuyên bố rằng mọi trường dữ liệu nghiệp vụ trong cơ sở dữ liệu đều được mã hóa riêng biệt ở cấp trường.
Đối với các nhóm dữ liệu có mức độ nhạy cảm cao, SYNO có thể triển khai thêm các cơ chế mã hóa, tách quyền truy cập hoặc biện pháp bảo vệ bổ sung khi hệ thống được nâng cấp.
Việc diễn đạt rõ phạm vi bảo vệ này nhằm bảo đảm thông tin cung cấp cho người dùng phản ánh đúng cách hệ thống đang vận hành.
10. Quyền truy cập nội bộ của Nebulix
SYNO không coi việc dữ liệu được lưu trên hệ thống là quyền để nhân sự Nebulix tùy ý xem hoặc sử dụng dữ liệu đó.
Quyền truy cập quản trị được giới hạn cho các mục đích cần thiết như:
- vận hành hệ thống
- bảo mật
- điều tra sự cố
- hỗ trợ kỹ thuật khi cần
- quản lý tài khoản hoặc gói dịch vụ
- thực hiện yêu cầu của người dùng
- tuân thủ nghĩa vụ pháp lý.
Quyền quản trị không được sử dụng để khai thác dữ liệu riêng tư của người dùng cho mục đích cá nhân, quảng cáo hoặc kinh doanh không liên quan.
Nebulix có thể áp dụng thêm cơ chế phân quyền, ghi nhận thao tác và giới hạn truy cập quản trị khi hệ thống phát triển.
11. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba
Nebulix không bán dữ liệu cá nhân của người dùng.
Dữ liệu có thể được cung cấp hoặc cho phép xử lý trong một số trường hợp cần thiết:
Nhà cung cấp hạ tầng
SYNO sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp kỹ thuật để vận hành cơ sở dữ liệu, xác thực, lưu trữ, máy chủ và các chức năng liên quan.
Những đơn vị này chỉ được tiếp cận dữ liệu trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ kỹ thuật tương ứng và chịu các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu theo thỏa thuận hoặc quy định pháp luật áp dụng.
Theo yêu cầu của người dùng
Khi người dùng chủ động kết nối, xuất, chia sẻ hoặc yêu cầu chuyển dữ liệu đến một dịch vụ khác, SYNO có thể xử lý dữ liệu theo yêu cầu đó.
Theo quy định pháp luật
Nebulix có thể cung cấp dữ liệu nếu có yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc khi việc cung cấp là cần thiết để thực hiện nghĩa vụ theo pháp luật.
Trong phạm vi pháp luật cho phép, Nebulix sẽ giới hạn dữ liệu được cung cấp ở mức cần thiết.
Bảo vệ quyền và an toàn
Dữ liệu có thể được xử lý khi cần thiết để điều tra gian lận, tấn công hệ thống, hành vi trái pháp luật hoặc nguy cơ gây thiệt hại nghiêm trọng đối với SYNO, người dùng hoặc bên khác.
12. Chuyển và lưu trữ dữ liệu
SYNO sử dụng hạ tầng điện toán và nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật để vận hành sản phẩm.
Tùy cấu hình của nhà cung cấp, dữ liệu có thể được lưu trữ hoặc xử lý trên hệ thống đặt ngoài địa điểm của Nebulix và có thể phát sinh việc xử lý dữ liệu xuyên biên giới.
Trong trường hợp pháp luật yêu cầu thủ tục, hồ sơ hoặc biện pháp bảo vệ đối với hoạt động xử lý hoặc chuyển dữ liệu, Nebulix có trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ áp dụng đối với mình.
13. Thời gian lưu giữ dữ liệu
Dữ liệu được lưu trong thời gian cần thiết để:
- duy trì tài khoản
- cung cấp dịch vụ
- duy trì không gian làm việc
- đáp ứng mục đích mà dữ liệu được thu thập
- thực hiện nghĩa vụ hợp đồng
- giải quyết tranh chấp
- phòng chống gian lận
- đáp ứng yêu cầu pháp luật.
Thời gian lưu có thể khác nhau tùy loại dữ liệu.
Khi dữ liệu không còn cần thiết hoặc khi có yêu cầu xóa hợp lệ, dữ liệu sẽ được xóa, ẩn danh hoặc xử lý theo phương thức phù hợp, trừ trường hợp SYNO có nghĩa vụ hoặc cơ sở hợp pháp để tiếp tục lưu giữ.
Bản sao lưu kỹ thuật có thể tồn tại trong một khoảng thời gian sau khi dữ liệu chính được xóa trước khi được ghi đè hoặc loại bỏ theo chu kỳ hệ thống.
14. Quyền của người dùng đối với dữ liệu cá nhân
Trong phạm vi pháp luật áp dụng, người dùng có thể có quyền:
- được biết về hoạt động xử lý dữ liệu
- yêu cầu truy cập dữ liệu cá nhân của mình
- yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác
- yêu cầu xóa dữ liệu
- yêu cầu hạn chế xử lý trong trường hợp phù hợp
- phản đối một số hoạt động xử lý
- rút lại sự đồng ý khi việc xử lý dựa trên sự đồng ý
- yêu cầu cung cấp dữ liệu trong phạm vi pháp luật và khả năng kỹ thuật cho phép
- gửi khiếu nại về việc xử lý dữ liệu
- thực hiện các quyền khác được pháp luật công nhận.
Một số quyền có thể bị giới hạn khi việc thực hiện ảnh hưởng đến quyền của người khác, nghĩa vụ lưu trữ bắt buộc, phòng chống gian lận, bảo vệ hệ thống hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.
Để thực hiện yêu cầu, người dùng có thể liên hệ:
SYNO có thể yêu cầu xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu nhằm tránh việc dữ liệu được cung cấp hoặc xóa theo yêu cầu của người không có quyền.
15. Dữ liệu của người khác do người dùng nhập
SYNO là công cụ được người dùng sử dụng để quản lý dữ liệu nghiệp vụ.
Khi người dùng nhập thông tin của khách hàng, chủ bất động sản hoặc người khác vào SYNO, người dùng có trách nhiệm bảo đảm việc thu thập và đưa dữ liệu đó lên hệ thống có cơ sở hợp pháp.
Nebulix xử lý những dữ liệu này chủ yếu với vai trò cung cấp nền tảng kỹ thuật theo chức năng người dùng yêu cầu, trừ những trường hợp SYNO xác định riêng mục đích và phương thức xử lý như chức năng dữ liệu thị trường tổng hợp đã được mô tả trong Chính sách này.
16. Trẻ em
SYNO được thiết kế chủ yếu cho hoạt động nghề nghiệp và kinh doanh.
Người sử dụng cần có đủ năng lực để xác lập và thực hiện các giao dịch liên quan đến tài khoản theo pháp luật áp dụng.
Nếu phát hiện dữ liệu của trẻ em được xử lý không phù hợp hoặc không có cơ sở hợp pháp cần thiết, Nebulix sẽ xem xét và xử lý theo quy định pháp luật.
17. Sự cố dữ liệu
Nếu xảy ra sự cố có khả năng ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, Nebulix sẽ:
- xác định phạm vi sự cố
- thực hiện biện pháp hạn chế thiệt hại
- khắc phục nguyên nhân trong phạm vi có thể
- đánh giá dữ liệu và đối tượng bị ảnh hưởng
- thực hiện nghĩa vụ thông báo hoặc báo cáo theo quy định pháp luật nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
Người dùng cũng nên thông báo ngay cho SYNO nếu phát hiện tài khoản hoặc dữ liệu của mình có dấu hiệu bị truy cập trái phép.
18. Xóa tài khoản
Người dùng có thể yêu cầu xóa tài khoản và dữ liệu cá nhân thuộc phạm vi của mình theo chức năng được cung cấp hoặc bằng cách liên hệ với Nebulix.
Việc xóa tài khoản cá nhân không mặc nhiên làm mất dữ liệu thuộc một không gian làm việc của tổ chức nếu dữ liệu đó thuộc quyền quản lý hợp pháp của tổ chức hoặc thành viên khác.
Trước khi xóa dữ liệu, SYNO có thể thực hiện các bước xác minh và kiểm tra nghĩa vụ lưu giữ áp dụng.
19. Thay đổi Chính sách quyền riêng tư
Chính sách này có thể được cập nhật khi:
- SYNO bổ sung hoặc thay đổi tính năng
- cách xử lý dữ liệu thay đổi
- biện pháp bảo mật được nâng cấp
- mô hình kinh doanh thay đổi
- quy định pháp luật thay đổi.
Phiên bản mới sẽ ghi rõ ngày hiệu lực.
Đối với thay đổi quan trọng ảnh hưởng đáng kể đến cách dữ liệu cá nhân được xử lý, SYNO sẽ thực hiện biện pháp thông báo phù hợp và xin lại sự đồng ý nếu pháp luật yêu cầu.
20. Liên hệ về quyền riêng tư
Nếu có câu hỏi, yêu cầu, khiếu nại hoặc đề nghị liên quan đến dữ liệu cá nhân, người dùng có thể liên hệ:
CÔNG TY TNHH NEBULIX STUDIO
- Điện thoại
- 0797956490
- support@synowork.com
Nebulix sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu theo quy trình nội bộ và thời hạn phù hợp với quy định pháp luật áp dụng.